Тема 4. Инвентаризация и ее роль в деятельности правоохранительных органов

 1. Понятие и виды инвентаризации. 

2. Этапы проведения инвентаризации. 

3. Проведение инвентаризации по инициативе правоохранительных органов.

1. Понятие и виды инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

• проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация классифицируется по следующим признакам.

1. В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.

2. В зависимости от назначения инвентаризации бывают плановыми, внеплановыми, повторными 

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, но сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

Повторные инвентаризации проводятся , если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Для успешного проведения инвентаризации необходимо соблюдать следующие требования:

-внезапности

-комиссионности

-действительности

-непрерывности

-участие материально-ответственного лица

2. Этапы проведения инвентаризации.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Инвентаризация проводится в строго установленном порядке. Инвентаризация состоит из трех этапов.

Первый этап – подготовительный. На этом этапе формируется состав инвентаризационной комиссии, издается приказ о проведении инвентаризации.Пломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы на исправность, выясняется, какие первичные учетные  имеются у материально-ответственного лица.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____________" (дата)", на их основании определяются остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным

Подготовительный этап завершается написанием материально ответственным лицом расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества

Второй этап – рабочий (снятие фактических остатков).

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица и заносятся данные в инвентаризационные описи. Описи составляются не менее двух экземплярах. Они могут быть заполнены с использованием вычислительной и другой оргтехники, а также вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи корректурным способом. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах эти строки прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Испорченные и не пригодные к дальнейшей эксплуатации ценности в опись не включаются, на них составляется отдельный акт на списание, где указываются причины порчи и виновное лицо.

Второй этап считается завершенным в момент передачи одного экземпляра инвентаризационный описи  в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Третий этап – заключительный. На третьем (заключительном) этапе инвентаризации выводятся ее результаты путем сравнения данных инвентаризационной описи (фактических остатков) с показателями бухгалтерского учета (книжными остатками). После сравнения результаты инвентаризации фиксируются в сличительной ведомости (при количественном учете на оптовых базах, складах) или акте результатов инвентаризации (при суммовом учете на предприятиях розничной торговли). Сличительная ведомость может быть составлена в виде отдельного документа либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк. Форма сличительной ведомости утверждена постановлением Госкомстата № 88 (формы № ИНВ-18, ИНВ-19).

Основными результатами инвентаризации являются:

1) равенство фактического и книжного остатков (положительный результат);

2) превышение фактических остатков над книжным (излишки);

3) превышение книжного остатка над фактическим (недостача).

Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и "книжные остатки" (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, образовавшейся у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на издержки производства и обращения. Пересортица выявляется в тех организациях, где ведется количественно-сортовой учет.

Итоговые данные инвентаризации оформляются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (формы N ИНВ-26). В ней определяются предложения о регулировании разниц, обнаруженных инвентаризацией. Они представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу. Данные проведенной проверки используются:

•   - для внесения соответствующих записей в регистры аналитического и синтетического учета;

•   - для отражения записей в промежуточной (по итогам работы за месяц) или годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Все материалы передаются для дальнейшего рассмотрения членам инвентаризационной комиссии. Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором необходимо указать следующую информацию:

1.    Результат инвентаризации — это может быть как излишек, так и недостача. При отсутствии недостач и излишка этот факт также фиксируется.

2.    Указать основные причины выявленных излишек и недостач (естественная убыль, пересортица, хищение и т. д.).

3.    Заключение инвентаризационной комиссии.

4.    План мероприятий по устранению выявленных недостатков и упущений.

Протокол представляют на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение. Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации и передаются в бухгалтерию для приведения всех данных бухгалтерского учета с данными инвентаризации.

3. Порядок проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов

Фактическими основаниями проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов могут быть:

-  данные о присвоении или растрате чужого имущества, вверен¬ного материально-ответственному лицу;

• факты обмана потребителей;

• наличие фактических данных о присвоении, растрате ценностей;

• наличие информации об изготовлении неучтенных товаров;

• умышленное уничтожение имущества;

• наличие информации о пересортице, приписках и др.;

• данные о наличии документально неоформленных ценностей.

При наличии информации о хищениях или злоупотреблениях, совершен¬ных (совершаемых) в хозяйствующих субъектах, влекущих уголовную или ад¬министративную ответственность, сотрудники правоохранительных органов имеют право требовать обязательного проведения инвентаризаций.

Инвентаризация всегда организуется на основании приказа руководителя организации, в том числе и в случае ее проведения по инициативе правоохра-нительных органов. Однако для издания приказа о проведении внеплановой инвентаризации по инициативе правоохранительных органов они должны офи¬циально обратиться для этого к руководителю соответствующей организации.

При наличии правовых и фактических оснований для проведения инвен-таризации на стадии предварительной проверки заявления или сообщенияо преступлении составляется мотивированное постановление руководителя органа полиции или его заместителя. В нем в краткой форме излагаются обстоятельства прове¬рочного материала, наименование организации, объекта и ценностей, подле¬жащих инвентаризации, ответственных за них лиц, правовые и фактические основания для проверки, время ее проведения. 

После возбуждения уголовно¬го дела следователь выносит постановление о назначении инвентаризации соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства.

Письменное требование о назначения инвентаризации может быть направлено по почте. В практической деятельности наиболее часто подобные документы передаются непосредственно сотрудником правоохранительного органа руководителю организации.

До начала инвентаризации правоохранительными органами могут проводиться определенные действия, с помощью которых достигается определенная эффективность, среди них:

- закрытие организации, предприятия и прекращают тор¬гово-закупочных, расчетных операций. Если товарно-мате¬риальные ценности поступают во время инвентаризации, их складывают в отдельное помещение и на них составля¬ют дополнительную опись;

- осмотр производственных, складских, торговых и иных служебных помещений;

- опломбирование места хранения товарно-материаль¬ных ценностей, подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и вы¬ходы. При этом в установленном порядке составляется акт опечатывания помещения;

- изъятие в присутствии руководителя организации всех приходно-расходных документов, при необходимости их ви¬зирование (для исключения фактов подмены);

- изъятие документов оперативно-технического учета (журналов, книг), а также черновых записей, находящихся на рабочем месте, в сейфе материально-ответственного лица;

- установление наличия письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материаль¬ной ответственности с работниками инвентаризируемого склада, цеха, организации и проверку соответствия формы договоров требованиям нормативно-правовых актов.

Как и любая инвентаризация, инвентаризация, назначенная по требованию правоохранительных орга¬нов, проводится в три этапа.

При проведении инвентаризации по инициативе правоохранительных органов описи составляются не менее чем в трех экземплярах как рукописно, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками. Один экземпляр передается сотруднику правоохранительных органов.

Сотрудник правоохранительного органа, по инициативе которого назначена инвентаризация, проверяет правильность заполнения инвентаризационной описи, а также наличие подписей членов комиссии.

Результаты инвентаризации являются основными доказательствами при расследовании хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. Эти документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей.

Для правоохранитель¬ных органов существенное значение при доказывании по уголовным делам имеет документальное оформление ре-зультатов инвентаризации. По результатам инвентаризации составляются следую¬щие виды документов.

- документы, где фиксируются фактические остатки -инвентаризационные описи;

- документы, на основе которых определяются резуль¬таты инвентаризации - сличительная ведомость (при количественном учете); акт результатов инвентаризации (при суммовом учете).

- иные документы - акт контрольной проверки, прове¬денной инвентаризации; расчет естественной убыли; акт на испорченные товары; объяснения материально-ответс¬твенного лица; решение руководителя по результатам ин¬вентаризации.

Оперативные работники должны изучить собранные материалы инвентаризации, дать им разностороннее и объективную оценку с точки зрения:

-  их полноты и качества;

-  содержания показаний криминального характера;

-  полноты выполнения задач, указанных в письме о необходимости назначения и проведения инвентаризации;

-  возможности использования документов для доказательств совершенных злоупотреблений, краж

. При решения вопроса о возбуждении уголовного дела или отказе о возбуждении уголовного дела сотрудникам правоохранительных органов рекомендуется на более детальном уровне установить:

 все необходимые материалы по результатам инвентаризации предоставленные для их изучения и анализа;

своевременно и в соответствии действующему законодательству  была проведена инвентаризация;

правильно и полно оформленные материалы инвентаризации (нет подчисток, исправлений, имеющиеся подписи).