ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ РЕВИЗИЯ

 1. Понятие и виды документальной ревизии.

2. Права и обязанности ревизора.

3.Порядок организации и проведения ревизии.

 

1. Понятие и виды документальной ревизии.

Контроль является важнейшим звеном в системе управ¬ления хозяйственной деятельностью предприятия, суще¬ственным средством достижения целей управления эко¬номической деятельностью. Однако предварительный и текущий контроль всегда ограничены в своем объеме, так как применяются лишь по отношению к отдельным хозяй¬ственным операциям. Охват проверкой всех сторон хозяй¬ственной деятельности и всех учетных операций возможен только при использовании последующего финансового контроля, к которому относится документальная ревизия.

Ревизия (от лат. revisio - пересмотр) - одна из форм применения специальных бухгалтерских знаний, которая не только позволяет эффективно осуществлять финансо¬вый контроль в различных сферах экономической деятель-ности, но и является важным средством предупреждения и выявления экономических преступлений.

Документальная ревизия - это система контрольных мероприятий по осуществлению документальной и фак¬тической проверки производственной и финансово- хозяйственной деятельности организации за определенный период с целью установления законности, достоверности и экономической целесообразности проведенных хозяйствен¬ных операций. 

Цель ревизии состоит в изучении специаль¬ными методами документального и фактического контроля экономической эффективности финансово-хозяйственной деятельности, законности, достоверности и целесообразно¬сти хозяйственных и финансовых операций.

Проверка -  это контрольное действие или исследование по определенному кругу вопросов, участку или эпизоду финансово-хозяйственной деятельности организации.

Основной задачей ревизии является проверка финансово- хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:

- соответствие осуществляемой деятельности организа¬ции учредительным документам;

- обоснованность расчетов сметных назначений и ис¬полнение смет;

- использование бюджетных средств по целевому на¬значению;

- обеспечение сохранности денежных средств и матери¬альных ценностей;

- обоснованность образования и расходования государ¬ственных внебюджетных средств;

- соблюдение финансовой дисциплины и правильность ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;

- обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;

- полнота и своевременность расчетов с бюджетом и вне¬бюджетными фондами;

- операции с основными средствами, нематериальными активами и операции, связанные с инвестициями;

- расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физиче¬скими лицами;

- обоснованность произведенных затрат, связанных с те¬кущей деятельностью, и затрат капитального характера;

- формирование финансовых результатов и их распре¬деление.

Документальные ревизии классифицируются по орга¬нам, их проводящим, основаниям назначения, способам проверки, составу ревизионной группы и повторяемости проводимых контрольных действий.

В зависимости от проверяющих органов ревизии де¬лятся на вневедомственные, ведомственные и внутрихо¬зяйственные. 

Вневедомственные ревизии осуществляются государственными органами и направлены в основном на защиту государственных интересов в сфере финансовых отношений. Наиболее часто такой вид ревизий осуществляется ревизионными органами и налоговыми службами. При проведении этих ревизий отсутствие ведомственной заинтересованности, хозяйственных связей и должностной зависимости ревизоров существенно повышает эффектив¬ность проводимого контроля.

Акт вневедомственной ревизии подписывает только ре¬визор, а руководитель и главный бухгалтер предприятия лишь знакомятся с актом и подтверждают данный факт своими подписями.

Ведомственные ревизии осуществляются вышестоящими организациями, ведомствами и министерствами.

К основным недостаткам ведомственной ревизии от¬носятся: 

1) отсутствие внезапности при ее проведении;

2) проведение ревизии одним и тем же ревизором, состоя¬щим в штате ведомства; 

3) ведомственная заинтересован¬ность ревизоров;

4) слишком обширные программы доку¬ментальных ревизий и др

Внутрихозяйственные ревизии проводятся крайне редко и чаще всего на крупных промышленных объектах.

Акт ведомственной и внутрихозяйственной ревизии подписывается ревизором, главным бухгалтером и руково¬дителем ревизуемого подразделения.

По основаниям назначения различают плановые и внеплановые ревизии.

Плановые ревизии проводятся по заранее утвержденно¬му руководителем вышестоящей организации плану (гра¬фику) для проверки подконтрольных структур в течение определенного срока (один раз в год или раз в два года). Например, акционерное общество обязано (ст. 85 Феде¬рального закона «Об акционерных обществах») проводить ревизию своей финансово-хозяйственной деятельности не реже одного раза в год, а ревизии подразделений, состоя¬щих на республиканском бюджете, - не реже одного раза в два года.

Низкая эффективность плановой ревизии при выявле¬нии различных нарушений в организации объясняется со¬вместной работой ревизора и ревизуемых лиц, хозяйствен¬ными связями и др.

Внеплановые ревизии осуществляются внезапно. Наи¬более часто такой вид ревизии проводится контрольно - ревизионными органами при наличии фактов злоупотреб¬лений и нарушений финансовой дисциплины, а также по инициативе правоохранительных органов и при нали¬чии признаков преступления или чрезвычайных обстоя¬тельств.

В зависимости от способа проверки документации раз¬личают ревизии:

- сплошные,

- выборочные,

- комбинированные.

При сплошной ревизии проверяется каждый документ, касающийся проверяемой хозяйственной операции. 

При выборочной - проверяются отдельные документы. На практике наиболее часто проводят именно выборочные ре¬визии.

 Комбинированный способ предусматривает проверку отдельных групп документов сплошным методом, а в неко¬торых случаях - выборочным.

По составу ревизионной группы ревизии могут быть:

- бух¬галтерскими,

- комплексными (когда привлекаются в случае необходимости другие специалисты - товароведы, техно¬логи, экономисты и др.)

Комплексные ревизии заключаются в системном изуче¬нии экономической деятельности предприятия: взаимо¬связей между финансово-экономическими показателями, техникой, технологией и организацией производства; со¬хранности и эффективности использования производствен¬ных ресурсов (денежных, трудовых); соблюдения плановой, отчетной и финансовой дисциплины

По повторяемости контрольных действий ревизии под¬разделяются на:

- первичные, 

- дополнительные,

- повторные.

Первичной называется ревизия, которая проводится по первоначальному плану, и бухгалтерские документы иссле¬дуются впервые.

Дополнительная ревизия назначается по результатам предыдущей ревизии с целью выявления новых обстоя¬тельств дела или финансовых нарушений.

Повторная ревизия осуществляется для проверки обос¬нованности выводов первичной ревизии и в отличие от до¬полнительной проводится другим ревизором.

2. Права и обязанности ревизора

Для проведения ревизии выделяется конкретное лицо - ревизор (или группа ревизоров). Ревизор должен быть высококвалифицированным специалистом, имеющим, как правило, высшее экономическое образование и практиче¬ский стаж учетной работы. Он должен знать нормативные правовые акты трудового, хозяйственного и налогового за¬конодательства, а также методические материалы по орга¬низации бухгалтерского учета и составлению отчетности, формы и методы бухгалтерского учета и анализа хозяй¬ственной деятельности, порядок проведения докумен¬тальных ревизий и проверок, порядок организации доку¬ментооборота, документального оформления и отражения в бухгалтерском учете хозяйственных средств и их движе¬ния, план и корреспонденцию счетов, основы экономики, организации производства, труда и управления.

Проведение ревизии не должно быть поручено ревизору, находящемуся в родственных, служебных, личных неприяз¬ненных отношениях с подозреваемыми и обвиняемыми ли¬цами, а также не являющемуся достаточно компетентным для производства ревизии.

Ревизионный контроль имеет большое значение в борь¬бе с преступлениями в сфере экономики, и соответственно, лица, его проводящие, обладают определенной компетенци¬ей, включающей совокупность функциональных обязанно¬стей и прав.

Ревизор обязан: 

а) разработать конкретную программу на каждую ревизию с указанием основных вопросов и сро¬ков их выполнения; 

б) проводить документальные ревизии в строгом соответствии с действующим законодательством, инструкциями, положениями, относящимися к финансовой деятельности и бухгалтерскому учету; 

в) по прибытии в ре¬визуемую организацию предъявить полномочия (приказ или распоряжение руководителя) на проведение ревизии;

г) добиваться, чтобы все нарушения по мере их обнаруже¬ния были устранены;

д) после окончания выполнения программы ревизии составить акт ревизии, соблюдая все требования, предъявляемые к его составлению;

е) соблюдать срок, установленный для проведения ревизии.

При сокрытии в процессе ревизии фактов хищения иму¬щества и денежных средств путем внесения в акт ревизии ложных сведений или исправлений, искажающих содер¬жание документов, ревизор может нести уголовную ответ-ственность (например, ст. 292 УК РФ - служебный подлог и др.).

Ревизор имеет право: 

а) проверять в ревизуемых органи¬зациях денежные, бухгалтерские и другие документы, отно¬сящиеся к проверке, фактическое наличие и правильность использования денежных средств, ценных бумаг и матери¬альных ценностей; 

б) запрашивать у органов исполнитель¬ной власти данные, необходимые для осуществления своих функций; 

в) получать от должностных, материально ответ¬ственных и других лиц ревизуемых организаций объясне¬ния (в том числе письменные) по вопросам, возникающим в ходе ревизии; 

г) требовать от руководителей ревизуемых организаций обязательного проведения инвентаризации имущества и денежных обязательств при выявлении фак¬тов хищений и злоупотреблений, порчи имущества, а при обнаружении подлогов, подделок и других злоупотребле¬ний ставить вопрос перед правоохранительными органа¬ми об изъятии документов, подтверждающих эти факты;

д) принимать в процессе ревизий и проверок совместно с руководителями ревизуемых организаций меры по устра¬нению выявленных нарушений финансовой деятельности;

е) в случаях выявления нарушения законодательства фак¬тов хищения денежных средств и материальных ценностей, а также злоупотреблений ставить вопрос об отстранении от работ должностных лиц, виновных в этих нарушениях, передавать материалы ревизий и проверок в правоохрани¬тельные органы и др.

3.Порядок организации и проведения ревизии.

В зависимости от темы ревизии в ходе ее проведения осуществляется комплекс контрольных действий по изу¬чению:

- соответствия деятельности учредительным докумен¬там;

- расчетов сметных назначений;

- исполнения смет доходов и расходов;

- использования средств федерального бюджета, в том числе на приобретение товаров, работ, услуг для государ¬ственных нужд;

- использования средств федерального бюджета, полу¬ченных в виде трансфертов (субвенций и субсидий, вклю¬чая субвенции и субсидии, выделенные из федерального бюджета организациям любых форм собственности, бюд¬жетных кредитов и инвестиций)

- исполнения бюджетов субъектов РФ в соответствии с заключенными в установленном порядке соглашения¬ми о мерах по повышению эффективности использования бюджетных средств и увеличению налоговых и неналого¬вых доходов бюджета субъекта РФ, а также контроля их исполнения;

- соблюдения требований бюджетного законодательства РФ получателями средств федерального бюджета, межбюд¬жетных трансфертов, бюджетных кредитов, ссуд и инвести¬ций, предоставленных из федерального бюджета, гарантий Правительства РФ;

- использования средств государственных внебюджет¬ных фондов;

- поступления и расходования средств от предпринима¬тельской и иной приносящей доход деятельности;

- обеспечения сохранности материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности;

- использования федерального имущества, находящего¬ся в оперативном управлении или хозяйственном ведении, поступления в федеральный бюджет доходов от использо¬вания материальных ценностей, находящихся в федераль¬ной собственности;

- ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, досто¬верности бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Решение о проведении ревизии (проверки) оформляет¬ся приказом. На основании приказа участвующим в ней ра¬ботникам выдается удостоверение, которое подписывается руководителем, назначившим ревизию.

Срок проведения ревизии не может превышать 45 рабочих дней.

Продление первоначально установленного срока реви¬зии (проверки) осуществляется лицом, назначившим реви¬зию, на основании мотивированного представления руково¬дителя ревизионной группы, но не более чем на 30 рабочих дней.

Решение о приостановлении ревизии принимается ли¬цом, ее назначившим, о чем в течение пяти рабочих дней письменно извещается руководитель проверяемой органи¬зации.

Для проведения ревизии (проверки) лицо, назначившее ее, утверждает программу ревизии, содержащую перечень вопросов, по которым проводятся контрольные действия

При проведении ревизии руководитель ревизионной группы должен:

- предъявить руководителю организации удостовере¬ние, дающее право на проведение ревизии (проверки);

- ознакомить его с программой ревизии (проверки);

- решить организационно-технические вопросы прове¬дения ревизии.

При необходимости работы с документами, содержащи¬ми сведения, составляющие государственную тайну, имею¬щие допуск к государственной тайне участники ревизион¬ной группы, которым поручено проведение контрольных действий по соответствующим вопросам программы реви¬зии (проверки), предъявляют документы, удостоверяющие их личность, справки о допуске и предписания на выпол¬нение заданий.

В ходе ревизии (проверки) проводятся действия по до¬кументальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных организацией за проверяемый период.

Контрольные действия по документальному изуче¬нию проводятся по финансовым, бухгалтерским, отчетным и иным документам проверяемой организации, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Действия по фактическому изучению осуществляются пу¬тем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экс¬пертизы, контрольных замеров и др. В ходе ревизии по реше¬нию руководителя ревизионной группы могут составляться справки по результатам проведения контрольных действий.

Руководитель контрольно-ревизионного органа прини¬мает меры по пресечению выявленных нарушений, возме¬щению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных настоящее время выработаны следующие способы контроля выполнения представления по результатам доку-ментальной ревизии:

- затребование у ревизуемой организации письменной информации об устранении отмеченных в акте ревизии не¬достатков и принятии соответствующих мер к виновным;

- направление в организацию, где осуществлялась ре¬визия, проверяющего, который докладывает инициатору ревизии о результатах по устранению отмеченных ревизией недостатков письменным актом или служебной запиской.

Однако в практике ревизионного контроля существуют недостатки, которые снижают ее эффективность. К их чис¬лу следует отнести:

- нехватку профессиональных ревизоров, которая ведет к поверхностному характеру проводимых документальных ревизий и их низкой эффективности;

- использование ревизорами только методов докумен¬тальной проверки хозяйственных операций и игнорирова¬ние применения методов фактического контроля;

- проведение документальной ревизии без участия дру¬гих специалистов, что не позволяет в полной мере выявить все злоупотребления в финансовой сфере;

- отсутствие надлежащей подготовки у определенной части ревизионных работников, что сказывается на каче¬стве проводимых документальных ревизий;

- отсутствие у контрольно-ревизионных служб соответ¬ствующей учебно-методической литературы по выявлению злоупотреблений в хозяйственной сфере;

- необъективность при проведении внутриведом¬ственных документальных ревизий вследствие наличия узковедомственных интересов и личной заинтересованно¬сти в результатах ревизии либо служебной зависимости от должностных лиц проверяемой организации;

- наличие материальной заинтересованности, обуслов¬ленной тем, что во многих ведомствах должностные лица вышестоящей ревизующей организации при выявлении хи¬щений в подчиненной организации лишаются премии.

Процесс проведения ревизии состоит из четырех этапов.

1-й этап - подготовительный. Он начинается с издания приказа о назначении ревизии, в котором определяется со¬став ревизионной группы и сроки проведения проверки. На данном этапе ревизоры знакомятся с содержанием ма¬териалов предыдущих ревизий, анализируют организации, составляют план предстоящей ревизии.

Целесообразно согласовать план с инициатором прове¬дения ревизии. При этом могут быть решены такие вопро¬сы, как: внезапность начала ревизии на ревизуемом пред¬приятии; методы проведения ревизии; очередность и сроки проведения отдельных ревизионных действий; вызов лиц для получения объяснений; необходимость обращения ре¬визора в другие организации и проведения встречных про¬верок и др. Правильное решение указанных вопросов имеет большое значение для обеспечения наибольшей эффектив¬ности ревизионной проверки и установления истины.

2-й этап -  неотложные контрольные действия про¬веряющих лиц. На данном этапе ревизор опечатывает ме¬ста хранения денежных средств, материальных ценностей, складские помещения. Одновременно он предъявляет руко¬водителю ревизуемой организации документы о назначении ревизии и знакомит его с составом ревизионной группы.

3-й этап -  проведение контрольных действий. Данный этап состоит из двух стадий.

На первоначальной стадии осуществляется общая про¬верка хозяйственной деятельности. Проверяющие перво¬начально знакомятся со сводной документацией, с отчетно¬стью отдельных структурных подразделений с применением методов экономического анализа и уточняют методы про¬верки и виды операций, бухгалтерских документов, кото¬рые следует подвергнуть более глубокому изучению. Таким образом, основная цель данного этапа — выделение участ¬ков хозяйственной деятельности и конкретных операций, требующих детальной проверки.

На стадии общего исследования документов могут быть установлены условия, при которых возможно совершение экономических преступлений. К ним относятся: 

1) работа в должности, связанной с материальной ответственностью, бухгалтерским учетом без надлежащего контроля со сторо¬ны руководства предприятия за деятельностью этого круга работников; 

2) отсутствие в должностной инструкции чет¬ко определенных прав и обязанностей персонала предприя¬тия; 

3) отсутствие на предприятии действенного механизма внутреннего контроля сохранности имущества, законности и целесообразности финансовых и хозяйственных операций (в виде контрольно-ревизионной службы, подразделения внутреннего аудита, службы экономической безопасности);

4) слабая постановка и методология бухгалтерского учета на предприятии; 

5) отсутствие серьезного внешнего аудита или ревизионного контроля со стороны вышестоящей стадия работы на данном этапе предусматривает детальное исследование хозяйственной операции, работу с первичными документами и выполнение ряда конкретных действий, таких как встречная проверка, метод взаимного контроля и др.

Вторая стадия работы на данном этапе предусматривает детальное исследование хозяйственной операции, работу с первичными документами и выполнение ряда конкретных действий, таких как встречная проверка, метод взаимного контроля и др.

Объективность проверочных действий в процессе реви¬зии обеспечивается путем предоставления, проверяемым лицам возможности:

- давать объяснения по ходу ревизии и представлять не¬обходимые документы;

- просить о дополнительной проверке обстоятельств, имеющих отношение к делу;

- принимать участие в проведении ревизии;

- знакомиться с актом ревизии и давать по нему соот¬ветствующие объяснения.

4-й этап -составление документов о результатах реви¬зии.

Результаты оформляется актом ревизии, составляемым в двух экземплярах: один для проверяемой организации, дру¬гой - для органа,  по поручению которого она назначалась.

Акт ревизии состоит из трех частей: вводной, основной (описательной) и заключительной.

Вводная часть включает в себя основания для назначения документальной ревизии; наименование ревизуемой органи¬зации; фамилию, имя и отчество ревизора; краткое изложе¬ние обстоятельств дела; перечень проверенных документов; задание ревизору и место проведения ревизии; список при-сутствовавших при ревизии лиц; дату начала и окончания ревизии.

Основная (описательная) часть содержит данные бухгал¬терского учета; методы ревизии; установленные факты на¬рушений; наименование нормативного акта, регулирующего деятельность лиц по проверяемым вопросам.

В итоговой части отражаются результаты, которые полу¬чены проверяющими лицами в ходе ревизии.

Акт ревизии предоставляется руководителю проверяе¬мой организации для ознакомления с ним и подписания на срок не более пяти рабочих дней.

Каждый экземпляр акта ревизии подписывается реви¬зором (руководителем ревизионной группы) и руководите¬лем организации.

Записи в акте ревизии делаются на основе проверенных документов и фактов, вытекающих из имеющихся в реви¬зуемой организации материалов; актов о результатах про¬изведенных встречных проверок; фактических проверок совершения операций, а также сведений, вытекающих из заключений специальных экспертиз.

В акте следует избегать юридической квалификации фак¬тов, например, «злоупотребление служебным положением», «мошенничество», «хищение», «вина», «умысел» и др.

Все факты в акте ревизии излагаются таким образом, чтобы по каждому из них имелись документально обосно¬ванные ответы на следующие вопросы:

- объект нарушения (инструкция, приказ, постановле¬ние и т.д. с указанием пункта, параграфа и содержания на¬рушения);

- нарушитель (с указанием должностных или матери¬ально ответственных лиц);

- время нарушения (дата или период совершения нару¬шения или злоупотреблений);

- способ нарушения;

- причины и условия, способствующие нарушениям;

- размер причиненного ущерба.

Не допускается включение в акт сведений из следствен¬ных материалов, а также юридическая и нравственная оцен¬ка ревизором выявленных фактов.

В случае отказа руководителя организации подписать или получить акт ревизии (проверки) руководителем реви¬зионной группы в конце акта делается запись об отказе.

При несогласии с актом ревизии руководитель вправе представить письменные возражения, которые приобща¬ются к данному акту. Руководитель ревизионной группы в срок до 30 рабочих дней рассматривает обоснованность воз-ражений и дает по ним письменное заключение.

Кроме основного (обобщенного) акта, может составлять¬ся промежуточный акт ревизии. Промежуточные акты оформляются в тех случаях, когда выявленные недостатки касаются отдельных хозяйствен¬ных участков (отделов) и выявленные нарушения требуют срочного принятия мер по их устранению или наказанию виновных лиц. Данные акты подписываются участником ревизионной группы, руководителем, а также руководите¬лем организации. К акту прилагается письменное объяс¬нение должностных и материально ответственных лиц по фактам правонарушения или соответствующие возражения, а также предложения, возникшие при проведении ревизии, относительно дополнительных возможностей и резервов роста производства, снижения издержек, повышения про-изводительности труда, увеличения прибыли, снижения производственных потерь и др.

На основании акта ревизии руководитель  органа, назначившего ревизию выносит обязательное предпи¬сание об устранении выявленных нарушений. Данное предписание в течение 10 ра¬бочих дней направляется руководителю проверяемой организации.